（一）、歸檔文件
廣義上的歸檔文件是一個泛指性概念，包括機關形成須歸檔保存的所有文件材料。《規則》對這一概念的使用和限定，使“歸檔文件”具有了專指性意義，即“立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案、保存的各種紙質文件材料”。
其中，“辦理完畢”是指文件相應的文書處理程序已經完成，而不論文件本身在實際工作中否定在發揮作用。比如請示與批復，在復文發出或收到以后。在文書處理上就算已辦理完畢；本機關的發文，文件印發也就算辦理完畢。但：有的文件如請示、報告等需要上級部門給予批復、批示和答復的，要等待批復，批示答復，收到后再歸檔。有的文件，如計劃，規則、請示、規定等，在貫徹執行上需要很長時間，但印發或傳閱后，其文書處理程序已經完成，也算辦理完畢。
《規則》對適用的歸檔文明種類進行了限定，明確為紙質文書材料。這是因為本標準旨在對文書立卷工作進行改革。暫不涉及科技、會計等專門檔案，以及聲像、電子等特殊載體檔案的整理工作。（也就是過去科技檔案用什么方法，現在繼續用什么方法。）
（二）、歸檔文件整理
歸檔文件整理，就是“將歸檔文件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程”。這一概念明確了“以件為單位”的基本原則，并概述了歸檔文件整理工作的基本環節。整理的內容包括“分類、裝訂、排列、編號、編目、裝盒”。
