日常維護能延長牛皮紙檔案盒的使用壽命。首先要注意存放環境，應將檔案盒放置在干燥、通風的地方，避免潮濕環境。潮濕會使牛皮紙變軟、發霉，影響檔案盒的強度和檔案文件的。若檔案盒受潮，可將其放在通風處自然晾干，但要避免陽光直射，防止紙張老化變脆。
定期檢查檔案盒是否有破損、開膠等情況。如發現邊角磨損，可使用膠帶進行粘貼加固；若有開膠部位，可涂抹適量膠水重新粘貼。對于有扣式檔案盒，檢查扣子是否生銹、損壞，如有問題及時更換。同時，保持檔案盒表面清潔，定期用干凈的軟布擦拭，去除灰塵和污漬。若檔案盒上有污漬難以清除，可使用溫和的清潔劑輕輕擦拭，但要避免使用含有腐蝕性成分的清潔劑，以免損壞紙張。
在存放檔案時，要合理擺放，避免過度堆疊。過度堆疊會增加檔案盒的承重壓力，導致變形或損壞。按照檔案類別和重要程度，有序地將檔案盒放置在檔案架或文件柜中，便于查找和管理。
