1分類

文書檔案分類主要運用年度、機構或問題、保管期限三個因素組合形成不同的分類方案。《歸檔文件整理規則》建議的文書檔案分類方案主要有年度一機構（問題）—保管期限、年度—保管期限—機構（問題）兩種三級分類方法。同時提出，文件量少的單位可以采用"年度—保管期限"的二級分類方法。

在年度之下保管期限排在前面，便于檔案移交。在各個年度內可以比較大塊地搬動同一保管期限的檔案，倒架調整的麻煩比較少。

在年度之下機構（問題）排前面，便于檢索查找。因為查找檔案的角度以問題為多。一般是查某一問題，或者查某一機構中的某一問題。先排機構（問題），在其下分保管期限，就意味著機構（問題）的檔案集中排列。

2歸類

在確定文件材料屬于歸檔范圍，并判定保管期限之后，就可以將文件材料按照分類方案放置到相應的位置。