空運公司會有專門的工作人員擔任訂艙，早些年以紙質書面的方法為主，跟著網絡信息化的開展，現在的空運訂艙人員大多選用網上訂艙的方法，空運訂艙需求供給被空運貨品的詳細信息，包含體積，毛重，貨品數量以及外包裝的類型（首要包含：紙箱、鐵箱、卡板和木箱）。

除了上述信息外，還要寫清貨品稱號（包含中文和英文），假如空運的是大件貨品，有必要注明長寬高（單位：厘米），然后確認航空公司的班旗和鋪位，假如貨主有特殊要求，需求空運訂艙人員和航空公司洽談，終究由航空公司確認是否能夠滿意貨主的特殊要求。

貨主在收到空運運單和空運訂艙單后，一定要細心核對，貨品入庫房前需核對好訂艙單（AIR BOOKING）-材料。操作員有必要先跟客戶核對好發貨人、收貨人，以及航空公司、英文貨名多方面材料。操作員依據航班狀況與貨品備妥狀況組織貨品入倉時刻，并做好報關材料聯接事宜。叮嚀客戶要確保貨品外包裝與之前掛號的共同，并堅持外包裝的無缺，防止航空公司拒載，報關材料有無預備完全和有無隨機文件。

報關材料和隨機文件要隨貨送到機場或比貨先快遞到機場報關部。入倉手續的處理接貨前預備事項。貨入倉機場貨站機時，入倉人員要做好入倉用的"郵寄書"、證明書、空運標簽，貨品到倉后，查看貨品無缺后即可在貨品的外包裝上貼標簽，量尺度，過磅。并記錄下來保存好。