裝盒是指將歸檔文件按順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項目。將歸檔文件裝入檔案盒時，應嚴格按檔號順序裝入，與歸檔文件目錄中相應條目的排列順序相一致。檔案利用完畢后也必須準確歸位。需要注意的是：不同類目的歸檔文件不應放入同一檔案盒，如不同年度的歸檔文件不應同盒；不同保管期限的歸檔文件不應同盒。同一事由的歸檔文件，不要求必須同盒，只須按排列的先后順序依次裝盒，裝滿一盒，再順次裝入下一盒。另外，檔案盒內的文件數量應盡量做到厚度適宜，裝盒飽滿，避免長期放置造成紙張彎曲受損。填寫檔案盒封面、盒脊要注意的是，檔案盒封面應使用全稱或通用簡稱標明全宗名稱，盒脊處應填寫全宗號、年度、保管期限、起止件號和盒號。起止件號填寫盒內排列前和排列后的歸檔文件的件號，起件號填寫在上格，止件號填寫在下格。盒號一般填寫檔案盒上架排列后的順序號，移交進館前可先用黑色鉛筆編寫盒號，進館時再按進館要求進行修改。
檔案盒內應放置備考表，置于每盒內的所有歸檔文件之后。填寫備考表的項目包括盒內文件情況說明、整理人、整理日期、檢查人、檢查日期。填寫時應注意的是：
1
盒內文件情況說明：包括文件收集的齊全完整程度、文件本身的狀況等，如歸檔文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。另外，歸檔文件目錄備注項中填寫不下的內容，可在此加以詳細說明。
2
整理人：負責整理歸檔文件的人員簽名或簽章。
3
整理日期：歸檔文件整理完畢的日期。
4
檢查人：負責檢查歸檔文件質量的人員簽名或簽章。一般由檔案工作主管部門的負責人填寫。
5
檢查日期：歸檔文件檢查完畢的日期。
