所謂數字化（digitization）是指用計算機技術將模擬信號轉換為數字信號的處理過程。紙質檔案數字化就是采用掃描儀或數碼相機等數碼設備對紙質檔案進行數字化加工，將其轉化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數字圖像或數字文本的處理過程。紙質檔案數字化的基本原則是使檔案信息資源能準確、方便、快捷地提供利用，使可以公開的檔案信息資源得到共享，以滿足社會或行業對檔案利用的需求。
1、檔案數字化加工的基本原則
1） 確定數字化對象應當對所要進行數字化的對象按照一定的原則和方法進行確認，只有符合 一定要求的紙質檔案文獻才能進行數字化加工。
2）符合國家法律法規紙質檔案的數字化，必須符合國家檔案開放規定或本行業相關規定。
3）價值性原則屬于歸檔范圍且應長久或長期保存的、社會利用價值高的檔案可列入數字化加工的范圍。
數字化加工
紙質檔案數字化加工的基本環節主要包括：檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、 目錄建庫、數據掛接、數據驗收、數據備份、成果管理等.
2、數字化建設的目標
數字化建設的目標是使檔案館（室）現有的檔案文件資料全部實現數字化處理，建立健全檔案目錄數據庫、現行文件全文數據庫和多媒體數據庫（照片、音頻、視頻等），通過數據接口和政務辦公系統連通，用先進的數字化檔案管理系統提供、的管理和利用，實現真正的資源共享。
