檔案數字化加工業務總體流程包括：檔案調卷、整理及著錄、免拆卷、檔案掃描、影像處理、數據質檢、完整歸還、數據備份、數據掛接。
先后順序為：調卷 > 著錄 > 掃描 > 處理 > 質檢 > 歸還 > 備份 > 掛接。在之前的檔案管理數字化是需要拆卷的，但是現在有專業的非接觸式掃描設備(比如book2net和iscan系列的產品)可以免拆卷，這就省去了很多的人力物力。
檔案數字化加工流程及規范
下面介紹詳細的步驟：
檔案目錄的整理是數字化加工工作的前提條件，如果沒有正確的檔案目錄，會給后序工作帶來很大麻煩，所以在數字化加工之前必須有完整且正確的檔案目錄。
對于待加工的檔案，要制作電子目錄。制作途徑有兩種:
(一)，使用數字化加工軟件的數據錄入功能，進行目錄制作。
(二)，使用Excel表格方式制作，目錄模板使用《機關檔案目錄模板》文檔(文檔號為JS121006002)。
如果用戶提供的有紙質目錄或電子目錄，我方要認真核對有無錯漏現象，找出錯誤并修正。并修改成與《機關檔案目錄模板》類似的字段標準。對于錯誤或疏漏的修正，具體細則如下：
1，如果用戶提供的目錄和紙質檔案不對照的,應該以紙質檔案原文內容為標準進行錄入，并去除錯誤信息。
2，著錄項相關內容錄入要完整，如有不明確或不完整的著錄項需記錄并及時反應給組長，如果目錄中要增加或減少相關著錄字段，要與客戶協商，并及時向公司技術部反饋。以下著錄項必不可少，且與紙質檔案要一一對照：
以“卷”為管理單位的年度、期限、卷號、題名、卷內文件序號、卷內文件題名、卷內文件頁號等。
以“件”為管理單位的年度、期限、件號、頁數、題名等。
3，如果目錄內容有錯(如主題內容，文號等)，以紙質檔案信息為準，并及時反應給組長，由組長與客戶協商解決。
4，如遇到較少見的繁體字或不清晰的字體，需向組長反應，不允許擅自解決，所有的繁體字在錄入時應錄入為簡體字。
5, 如遇到無題名的檔案,及時記錄下來，反應給客戶協商解決。
6，關于順頁;整理著錄的同時，檢查案卷的完整性，是否有缺頁、漏頁、錯編現象，正、副卷標注是否正確，有問題及時反饋。沒有問題時，用2B鉛筆對紙質檔案內容進行標注頁碼，正面標注在右上方，背面標注在左上方，頁碼字體工整、大小適中。
7，關于分卷問題;檔號保持不變，卷號采用“卷號-卷次”格式，如0025-1、0025-2、0025-3……0025-12、0025-13;如果紙質檔案分多卷，但是客戶沒有分卷次的，我們要重新編卷次，增加一條案卷目錄，每個分卷都要對應一條案卷目錄(不能兩個分卷對應一個目錄)。
8，關于補卷問題;漏歸檔的檔案作為補卷插入時，卷號要以實際的紙質檔案的卷號為準。如0025-1、0025-A、0025-補、0025A等，我們做目錄時當保持不變。
9，檔號、卷號、件號、頁號中不能出現正反斜杠(\ ,/)，如果發現要改成中劃線(-)(注意：中劃線錄入時，要使用英文輸入法下的半腳錄入)，日期格式統一采用8位數字，如20120206，不足8位時補0。
以上問題出現時，及時反饋給組長，由組長和客戶協調。
檔案掃描是將紙質檔案轉變成電子文件的過程，掃描的操作順序：
1>導入檔案目錄到(檔案數字化加工軟件);
2>通過生成計算機磁盤樹型文件目錄結構;
3>開始掃描檔案;
掃描中的操作細節及要求如下：
1，掃描后的文件存儲格式應為TIFF格式，分辨率為300DPI，以黑白掃描為主，特殊情況下，如掃描照片時，設置顏色為“灰度”。
2，檔案掃描的過程要把檔案紙張放置整齊，避免掃描過程中出現吞紙或者掃描數據不完全顯示的現象。發現檔案漏掃時，應及時補掃并正確插入圖像。發現掃描影像的排列順序與檔案原件不一致時，應及時進行調整。
3, 認真填寫紙質檔案《掃描登記表》(附件二)，登記移交的檔案數量、掃描的頁數，核對每份文件的實際掃描頁數與檔案整理時填寫的文件頁數是否一致，不一致時應注明具體原因和處理方法。
4, 掃描過程中如有圖紙或其它原因不能拆分的檔案要用平臺掃描儀進行掃描。(掃描分辨率一般建議選擇≥300dpi。特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當提高分辨率。)
影像處理要以視覺清晰、頁面完整為準，對圖像頁面出現偏斜及圖像頁面中出現影響圖像質量的雜質進行校正和處理。
影像處理時，要保留文件編號與文件頁碼。特殊情況下，如掃描的照片不用進行影像處理。
影像處理的過程中切勿操之過急，為了確保影像確實處理成功了，要務必看到了處理后的效果。如果發現影像質量不符合要求，應重新對圖像進行掃描(初次掃描的圖像要保留)。影像處理過程中應遵循在不影響可懂度的前提下展現檔案原貌的原則。影像處理前的數據要保留。
1，逐條檢查每個案卷目錄下的掃描文件，是否打開正常、頁數是否正確、目錄和掃描文件是否一致。
2，逐頁檢查每個影像文件的傾斜度、清晰度、整潔度、分辨率、格式等。
3，逐頁檢查每個影像文件是否重頁、缺頁、漏頁、頁面信息不完整等。
如果出現以上問題要填寫《數據質檢表》并及時修改，完成質檢后將表提交給組長。組長按《數據質檢表》二次質檢，并對其它數據按5%比例抽檢。
檔案裝卷
1，裝訂前對照檔案目錄檢查檔案數量、內容的正確性，檔案目錄是否清晰并與檔案實體相符;
2，檢查盒內文檔的各種編號與盒面各項是否相符;檢查文件排列順序是否正確，文件放置方向是否正確;
3，裝卷時一定要再次順頁，若裝卷時除拆卷、掃描人員反應的問題外，發現文件有缺頁、殘頁，目錄、備考表遺失等其他問題時要及時向轉交人員問詢，反應給組長及時解決;
4，裝卷時一定要注意檔案在拆卷前的原貌，不得自作主張，改變檔案裝卷規則;
數據備份
掃描期間組長要備份不同價段的數據兩份以上，掃描后備份，質檢后備份，全部工程完成后，客戶經驗收合格后，進行三種備份
1，將全部數據刻錄成DVD光盤備份。
2，將全部數據在計算機硬盤上備份。
3，將全部數據復制到客戶的檔案服務器上備份。
