大型會議的組織和策劃往往要經過一系列枯燥乏味的工作。如果某一步做得不好或不到位 ，可能會使會議效果不盡如人意，甚至出現混亂。詳細的規劃方案可以使以后的實施更加方便，但詳細的規劃包括會議目的、規模、時間和地點、 參加人員、預算、會議形式分工等

諸多方面，規劃時如何著手， 應注意什么?

1、與領導溝通 ,了解會議目的

計劃前的溝通是一項必不可少的工作。 了解領導召開會議的目的 ，確定會議計劃的總體方向，計劃要體現組織者的意圖，否則完全沒有用。例如，會議的主題是什么?它有多大?邀請哪些領導?議程是什么?有什么特別的問題嗎?

2、起草初步計劃井與領導確認

溝通后，寫出初步方案， 報領導審核。因為在溝通的過程中，可能會出現理解偏差。把計劃寫在紙上可以及時糾正，避免偏差。同時，如果領導需要修改或有新的想法，也可以及時補充。

3、合理分配工作

很可能在實現過程中會遇到麻煩。我們需要知道如何與同事一起工作 ，永遠不要讓一個人過完一 生。 如果有什么特殊情況，到了關鍵時刻，往往來不及關心個，所以分工協作是必要的，一個人分享處理過程當然更可靠

4、主辦方公布計劃和分工

計劃確定后，由領導宣布并分發工作，這是非常重要的。畢竟，他沒有分工的權力，他的同事們可能無法完全執行。領導為自己工作是另一種性質。如果我們完成了上述的規劃工作，我們將以一半的努力得到兩倍的結果。當然，在實施過程中，會出現各種情況，需要及時調整，靈活處理。