一場年會的舉辦首先要確定年會主題與形式，一場成功的年會總有一名成功的導演，策劃舉辦年會，要考慮年會的目的，明確年會的主題與形式。如迎接新年到來的“元旦文藝晚會”，應該既要回顧過去一年的成績，還要喜迎新年的到來。

在執行時要做好正式演出的組織工作：

1保衛的落實，緊急情況應急措施的準備情況。

2做好觀眾組織工作，好是觀眾憑票入場，禁止閑雜人員擾亂會場秩序。

3確保所有工作人員、演出人員、領導及評委按時入場。

4做好舞臺演出的指揮，隨時檢查各工作環節，確保按照預定方案演出，若緊急情況要靈活處理。