印章是印和章的合稱，社會組織用以表示組織職權的信物叫印，個人用以表示本人身份的信物叫章，又叫圖章和名章。這里所說的印章，主要指各級各類機關的公章和領導的名章，它是領導機關和領導職權的象征，是機關行使其權力的重要工具，也是機關職能作風在法律上的標志。凡是法定的機關和組織，都有代表自己職權的印章。印章在人類社會發展史上起著極為重要作用，古時就有“做官丟了印，無法去上任”之說等。在現代社會中，印章在黨政軍機關和各級各類組織的公務活動中，具有、代表和憑信作用。印章的使用與保管是否妥當，直接體現單位和個人是否按章辦事，更體現一個單位和個人廉政之風。

首先，用印需批準。使用印章，一般應經本機關領導批準，辦理簽批手續，文秘人員不得擅自作主。文件用印，以文件領導簽發簽字為準，常規用印，有文秘部門負責人批準即可；但對一般事務性的介紹信用印，文秘人員可依照慣例承辦，不必事事請示。

其次，用印需登記。文秘部門必須建立用印登記簿，登記內容包括用印的時間、用印的用途。對不合手續的用印，有權拒絕蓋印或提出異議，即使已經領導簽字，也請領導復議，不能違反規定，“有求必印”。文秘人員必須正直無私，堅持原則，為政清廉，掌好“印把子”，甘當“鐵公章”。

再次，用印需正確。蓋印時，文秘人員要握準公章，蓋印要穩，不要轉動，蘸印泥要輕蘸多次，使每個字都能均勻地吸上印泥。蓋出的印章圖案，必須保持位置恰當，字體端正，圖形清晰，不可歪、倒、斜、偏，也不可模糊不清。

單一機關制發的公文在落款處不署發文機關名稱，只標識成文日期。成文日期右空4字，加蓋印章應上距正文1行之內，端正、居中下壓成文日期（騎年蓋月），印泥用紅色。當印章下弧無文字時采用下套方式，即僅以下孤壓在成文日期上，當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文日期上。當聯合行文需加蓋兩個印章時，應將成文日期拉開，左右各空7個字；主辦機關印章在前，兩個印章均壓成文日期，印泥用紅色。只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章間互不相交或相印，相距不超過3毫米。當聯合行文需加蓋三個以上印章時，為防止出現空白印章，應將各發文機關名稱（可用簡稱）按加蓋或套印在其上。主辦機關印章在前，每排多排3個印章，兩端不得超過出版心；后一排如余一個或兩個印章，均居中排布，印章之間互不相交或相印，在后一排印章之下右空2字標識成文時間。當公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時，應采取調整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。

后，印章停用需通知。因機構改革變動等原因停用印章時，要及時發出印章停用通知，按通知要求停止使用，清查印章。然后，報請領導審定印章的處理辦法，做好停用印章的上交、清退、存檔或銷毀工作。停用印章也要登記，寫清停用機關、原因、時間。印章處理要區別情況，根據主管機構的意見上交、保存或銷毀。屬于領導個人的名章，可退給本人，但應辦理交接手續，并登記簽名。

印章保管也有嚴格的章程——印章必須有專人保管，不可隨意交給他人代管，更不可“齊抓共管”；印章使用應在辦公室內進行，不可帶出辦公室，以防丟失或被利用；用章時，文秘人員應親自蓋章，不可由他人代勞；印章要定期清洗，保持清潔；印章必須嚴加保管，嚴防丟失或被盜，印章一旦丟失，除報告上級機關外，還應立即向本機關所在地公安部門登記、報案，并聲明該印章作廢；總之，印章使用和保管應建立健全規章制度，按規章制度辦事。違反規章制度使用印章，造成嚴重后果的應追究保管人和責任人的行政和法律責任。