（一）、歸檔文件
廣義上的歸檔文件是一個(gè)泛指性概念，包括機(jī)關(guān)形成須歸檔保存的所有文件材料。《規(guī)則》對(duì)這一概念的使用和限定，使“歸檔文件”具有了專指性意義，即“立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案、保存的各種紙質(zhì)文件材料”。
其中，“辦理完畢”是指文件相應(yīng)的文書處理程序已經(jīng)完成，而不論文件本身在實(shí)際工作中否定在發(fā)揮作用。比如請(qǐng)示與批復(fù)，在復(fù)文發(fā)出或收到以后。在文書處理上就算已辦理完畢；本機(jī)關(guān)的發(fā)文，文件印發(fā)也就算辦理完畢。但：有的文件如請(qǐng)示、報(bào)告等需要上級(jí)部門給予批復(fù)、批示和答復(fù)的，要等待批復(fù)，批示答復(fù)，收到后再歸檔。有的文件，如計(jì)劃，規(guī)則、請(qǐng)示、規(guī)定等，在貫徹執(zhí)行上需要很長(zhǎng)時(shí)間，但印發(fā)或傳閱后，其文書處理程序已經(jīng)完成，也算辦理完畢。
《規(guī)則》對(duì)適用的歸檔文明種類進(jìn)行了限定，明確為紙質(zhì)文書材料。這是因?yàn)楸緲?biāo)準(zhǔn)旨在對(duì)文書立卷工作進(jìn)行改革。暫不涉及科技、會(huì)計(jì)等專門檔案，以及聲像、電子等特殊載體檔案的整理工作。（也就是過(guò)去科技檔案用什么方法，現(xiàn)在繼續(xù)用什么方法。）
（二）、歸檔文件整理
歸檔文件整理，就是“將歸檔文件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化的過(guò)程”。這一概念明確了“以件為單位”的基本原則，并概述了歸檔文件整理工作的基本環(huán)節(jié)。整理的內(nèi)容包括“分類、裝訂、排列、編號(hào)、編目、裝盒”。
