1、會議活動目的
會議活動目的的制定需要對傳播主體有一個的分析。因此策劃會議活動前，一定要對企業形象現狀進行診斷，從而為選擇的活動目標和方法提供依據。一般來說，會議活動目標需服從于樹立企業形象這一總體目標，且會議活動目標應明確、具體，具有可行性和可操作性。確定你的目標意味著了解如何選擇近和穩妥的道路。
2、會議活動主題
會議活動主題是對會議活動內容的高度概括，對整個會議活動起著指導作用。主題設計得是否精彩、恰當，對會議活動成效影響極大。這個被精煉出的主題具有性、相關性和易于傳播性，能輕而易舉地將活動推向高潮，且任憑時光流逝，依舊鮮活如初。
(1)會議活動目標，即活動的主題必須與活動目標相一致，并能充分表現目標;
(2)會議信息特性，即活動主題的信息要獨特新穎，有鮮明的個性，突出本次活動的特色;
(3)會議公眾心理，即活動主題要適應公眾心理的需要，主題要形象動人，具有強烈的感召力。
3、參加會議活動對象
即對目標受眾進行分析和定位。會議活動是以不同的方針對不同的目標客戶展開的，因此只有確定了目標客戶，才能制定有效的會議活動方案。經濟條件、生活習慣、價值觀念、利益要求等的差異都會使目標客戶群體呈現不同的特點。會議活動策劃不是一項單一的工作，而是一個有計劃的，以創造性的方法解決復雜具體問題的過程。但是所有這些過程都需要一個強有力的執行，否則之前所做的一切努力都是竹籃打水一場空。
