如果活動策劃人員已經很明確自己要策劃一次活動。經過初步的成本估算，且認為有足夠的資金，而且已為活動撥出了一筆專款。你確定了活動的目的，認為本次的活動值得公司去投資。你現在準備開始初步策劃。然后你就需要決定是否要外請專業人士幫助、建立由本單位員工組成的活動策劃小組、確定活動類型和時間、從頭到尾設想活動的全過程。
當策劃重要活動時，大多數人只關注資金問題，而沒有理智地思考相關問題。你應該知道在什么時候、什么地方外請專業人士協助，包括公共關系方面的專家、有創意的導演或者能幫助管理后勤的制作人。不要認為外請這些顧問只是額外的花銷和品，他們終能幫你省錢，特別是在某些關鍵的時刻。
例如一個好的活動策劃公司能協助你確定客人名單，確保被邀請的客人都能請到。他們也能協助舉辦新聞發布會和準備新聞資料袋，使你的活動得到國內外媒體的關注。有創意的導演能給你提供一個戰略性的活動策劃綱要，包括計劃、組織、后勤和談判方面的要點以及能創造神奇的一些細節。
制作人能確保所有的設想成為現實，并負責消防和工作，辦理各種相關的許可證和保險事務。想象一下消防隊長站在門口，準備取締你的活動，因為你沒有相關的許可證，或者過多的客人擠在小會場里，或者活動沒有達到所有的標準。這樣會造成多大損失？又比如假設你舉辦的活動非常精彩，需要媒體進行大力宣傳，但媒體卻沒有到場。
再如如果你的活動不太新穎，媒體報道說客戶還沒等到甜點上來就匆忙退場了，這樣損失有多大？你需要知道什么地方、什么時候請來專業人士為你出謀劃策。請活動策劃公司是多余的活動開銷還是明智的舉動呢？所以公司的活動策劃人員一定要把握好在什么地方、什么時候外請專業人士協助。
