要了解檔案的本質意思，將自身與其他事物區別開來，這就是事物的本質。知道其本質含義后，我們應該了解檔案之所以為檔案而區別于其他的特點是什么？
先看備以查考性是不是檔案的本質屬性？何為備以查考性？本人以為就是準備好了用來接受查閱考證的特性。那么是不是這種特性就是檔案的本質屬性呢？我們再看看檔案的基本定義，以《中華人民共和國檔案法》的定義為準：所稱的檔案盒，是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。簡言之，就是直接形成有價值的歷史記錄。那么，與“有價值的歷史記錄”應該沒有必然聯系，只有相對關系，就是檔案的性質之一是用來提供利用，即“查考”作用。由此至少證明“備以查考性”不應該是檔案的本質屬性。
從檔案的定義可知，它是有價值的歷史記錄，只要有價值，只要能反映檔案記錄時期或時代的歷史價值，不管它是否用來提供利用，都應該是檔案，而不是說檔案就必須用來“備以查考”，不是說檔案不用來查考就不是檔案了。比如，在檔案館未向社會放開之時，很多檔案都是保存在庫房里不提供或向少數人提供利用，許多檔案多年不用，甚至有的檔案可能從來就不會提供利用，難道說它們都不是檔案嗎？又比如，埋藏在地下幾千年的各個朝代的檔案，如甲骨文，有的也從未用以查考，又能說明它不是檔案？檔案的“有價值的歷史記錄”，是說明檔案是記載已經發生過的對國家或社會或某個集體等有價值意義的歷史，是將當時的實事用檔案的形式記錄下來，而“備以查考”是其最直接的利用目的，并非本質屬性。
再有，“備以查考性”也并非檔案專有屬性，圖書、文獻同樣也具有“備以查考性”，而檔案的復制品也可以用著“備以查考”，但它們都不可能是檔案，既然是各類文書資料或其他類型資料所共有的特性，那么“備以查考性”就不應該是檔案的所特有的屬性，因為這種特性根本反映不了檔案區別于其他資料的特征。而在我們的論壇中，大多數人也不贊成“備以查考性”是檔案的本質屬性，也說明這種觀點是占不住腳的。因此，頂多只能說“備以查考性”是檔案的屬性之一，而非其本質屬性。
再看看“原始記錄性”應不應該檔案的本質屬性。檔案的國家標準定義中明確指出檔案是“直接形成的”“有價值的歷史記錄”則至少說明了“原始記錄性”是檔案的重要屬性，現在只需要討論它是不是本質屬性了，就是“原始記錄性”是不是檔案區別于其他非檔案的重要標志。這里所指的非檔案主要就是文件、圖書、文獻等了，這些資料中，除文件具備原始記錄性外，圖書、文獻等都不具有這樣的屬性，都不具備真實的憑證性，所以討論“原始記錄性是檔案的本質屬性”只需討論文件是否具備這種特性就可以了。檔案本身就是文件中的一種，是具備原始記錄性特點的文件，說明有的文件具備原始記錄性，但不是所有的文件都具有原始記錄性，如復印的文件，非正式的文件等，所以原始記錄性是檔案的屬性而非文件的屬性，這至少說明原始記錄性可以用來區別檔案與非檔案的關系了，也可以說是檔案的本質屬性了。
這里需要強調的是，雖然我認為原始記錄性是檔案的本質屬性，但不說明它是檔案的本質屬性，因為如果它是惟一本質屬性的話，用它作根據就可以說明某份文件一定是檔案了，但這說明不了，因為國家機構、社會組織以及個人在各種活動中形成的文件都具備原始記錄性，但它們不都是檔案。因此，原始記錄性只是檔案的本質屬性之一，要完全的證明一定是檔案，還應該具有歷史性，即已經使用過的辦理完畢的文件才是檔案；同時還要有價值性，沒有價值的歷史文件也不是檔案。所以，檔案的本質屬性至少有原始記錄性、價值性和歷史性，三者缺一不可，即直接形成有價值的歷史記錄。
我想以上論證已經證明“備以查考性”不是檔案的本質屬性只是其一般屬性而已，而“原始記錄性”是檔案的本質屬性之一，檔案的完整的本質屬性應該是直接形成的有價值的原始歷史記錄性。在此基礎上，我認為，真實性也應該是檔案的本質屬性，因為檔案是有價值的歷史記錄，就決定了檔案所記載的是真實可信的，具有真實性，這也是檔案存在的最重要的特性，也是區別于其他非檔案最主要的特點。
