以案卷為單位整理

以案卷為單位整理

以案卷為單位整理文書材料時應當符合《文書檔案案卷格式》（GB/T9105-88）的規定。

1、分類

按照立檔單位的檔案分類方案，在文書部門和業務部門做好平時文書材料收集、分類工作的基礎上，將屬于歸檔范圍的文書材料按以下特征逐項分開：

（1）分年度：將文書材料按其形成或針對的年度分開。

（2）分類別：將文書材料按立檔單位檔案分類方案中確定的一級類目和二級類目分開。

（3）分問題：將文書材料按其內容所反映的問題分開。

（4）分保管期限：根據國家有關規定和立檔單位制定的檔案保管期限表，將文書材料按不同的保管期限分開。

2、組合

組合的基本要求：以問題為主，兼顧其它特征，使文書材料之間的聯系緊密，分級適當，問題單一，類型鮮明，年度不混，保管期限準確。

組合的基本方法：

（1）黨政工團和業務管理活動中形成的各種管理性、業務性、規范性文件和調研材料等，一般按問題進行組合。同一問題的來文與復文、轉發件與被轉發件等應組合在一起。

（2）會議文件，一般一會一卷，也可以根據文件多少，一會數卷或數會一卷。

（3）統計材料、表冊等文件，一般同一種式樣、名稱或同一地區的組一卷。

（4）工作計劃、總結等文件，一般可按作者或名稱組合。

（5）案件材料，一般一案一卷，或一案數卷。

（6）人民來信，可按來信所反映的問題、信件作者或信件的處理形式組合。

（7）簡報、刊物可按名稱一期一卷或數期一卷。

（8）其它特殊性文書材料可根據具體情況進行組合。

3、編目

（1）卷內文書材料排列

卷內文書材料排列前，要對破損、字跡擴散或紙張太小的文件進行修裱、復制或加邊，對大小不一、長短不齊的文件要折疊理齊。

排列時，一般結合文書材料的形成時間、重要程度和彼此聯系進行排列。排列時，批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；案件材料（訴訟檔案除外）中結論性材料在前，依據性材料在后。

（2）編頁號與蓋檔號章

卷內文書材料排列完畢后，要在文書材料中有字跡和圖表的頁面，一頁編一個號，即頁號。頁號的位置，正面在右上角，反面在左上角。