一、 總 設
（一）、歸檔文件
廣義上的歸檔文件是一個泛指性概念，包括機關形成須歸檔保存的所有文件材料。《規則》對這一概念的使用和限定，使“歸檔文件”具有了專指性意義，即“立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案、保存的各種紙質文件材料”。
其中，“辦理完畢”是指文件相應的文書處理程序已經完成，而不論文件本身在實際工作中否定在發揮作用。比如請示與批復，在復文發出或收到以后。在文書處理上就算已辦理完畢；本機關的發文，文件印發也就算辦理完畢。但：有的文件如請示、報告等需要上級部門給予批復、批示和答復的，要等待批復，批示答復，收到后再歸檔。有的文件，如計劃，規則、請示、規定等，在貫徹執行上需要很長時間，但印發或傳閱后，其文書處理程序已經完成，也算辦理完畢。
《規則》對適用的歸檔文明種類進行了限定，明確為紙質文書材料。這是因為本標準旨在對文書立卷工作進行改革。暫不涉及科技、會計等專門檔案，以及聲像、電子等特殊載體檔案的整理工作。（也就是過去科技檔案用什么方法，現在繼續用什么方法。）
（二）、歸檔文件整理
歸檔文件整理，就是“將歸檔文件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程”。這一概念明確了“以件為單位”的基本原則，并概述了歸檔文件整理工作的基本環節。整理的內容包括“分類、裝訂、排列、編號、編目、裝盒”。
（三）整理原則
歸檔文件的整理原則，可概括為“遵循文件的自然形成規律，保持文件之間的有機聯系（計劃與總結，安排與匯報，關于干部任免、工資、退休的，通知，思想工作，關于教育，文化、宣傳品質，關于經濟的，關于生產的，關于農業工作的），區分不同價值，便于保管和利用”。與傳統立卷原則相比較，兩者是基本規律客觀存在的。文件整理歸檔的目的，是將機關職能活動中形成的，能反映出機關基本活動面貌的文件材料保存下來，以便今后和歷史研究查考。因為條件的變化，具體整理方法可以不同，但都必須遵循歸檔文件整理的基本規律，才能達到便于保管和利用的共同目的。
1、遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系。
文件的形成不是任意的，而是伴隨著各機關，團體和社會組織的職能活動產生的，有其自身規律和特點。不同的機關，盡管其職責和業務范圍各不相同，但各項職能活動總是存在著各方面的聯系，所形成的文件之間自然有一定規律，這種規律也就是文件之間有機聯系的具體表現。文件之間的這種聯系職能反映出機關職能活動的歷史面貌，同時也符合人們查找利用檔案的心理預期，為檢索提供了線索。因此，進行歸檔文件整理工作，必須遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系（一個會議形成的文件材料就是有機聯系的整體，歸檔時應該按期限放在一起，批復與請示應該放在一起，裝在一個盒內）。
2、區分不同價值
不是所有辦理完畢的文件材料都需要整理歸檔，而是要依照《機關檔案歸檔與不歸檔范圍》和《文書檔案保管期限表》的規定，區分歸檔范圍不同文件價值，劃定不同保管期限。對于保存價值大，保管期限長的文件，重點整理和保管；對保存價值小，保管期限短的文件，根據條件區別對待（這次全市文書立卷改革工作考慮到這因素，保存的用硬紙盒，長期的則用軟紙盒，短期的用卷皮裝訂）；對無保存價值的，不須歸檔的文件，則可以銷毀。通過將不同價值的文件區別整理，可以合理使用人力，物力、財力和時間，同時不同價值的文件經過整理后相對集中，為日后檔案進行保管利用，以及到期移交進館也提供了方便（例：一個會議的形成文件材料，雖然他們之間有機聯系，但必須區分不同價值，會議、通知、日程表，領導講話、工作報告等屬于保存，會議上的紀錄、簡報、交流材料、典型材料屬于長期保存，會議的小組記錄，事務性文件屬于短期保存）。
3、便于保管利用
這是歸檔文件整理最基本的原則，也是檢驗歸檔文件整理方法實用性的標準。執行文件級整理，正是新形勢下對這一原則的合理發揮。在整理原則中，遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值。是手段，“便于保管和利用”則是最終目的。從根本上說，二者是相互影響，相互制約的關系，任何片面地強調某一方面，忽視甚至無視另一方面的做法都是不可取的。有的地方有的部門采取取消分類，排列時不強調事由，不區分保管期限。完全按歸檔文件形成時間或文號對歸檔文件進行排列，依靠計算機進行檢索。這種做法從目前能夠滿足利用需要，但由于檔案間缺乏邏輯聯系，以及同一事由或問題的檔案被分散到多個檔案盒中，從長遠看，特別是對檔案移交進館之后，將會給系統利用檔案帶來很大困難。因此，在處理類似問題時，要堅持以便于保管利用為出發點，具體情況具體處理，才能更好地實現文件整理目的。
二、歸檔文件的價值鑒定
歸檔文件價值鑒定是整個檔案鑒定工作的首要環節，這一環節包括兩個階段。階段，在機關文件歸檔時，對文件能否轉化為檔案進行審定，確定其是否屬于歸檔的范圍，同時剔除沒有保存價值的文件材料。因此，歸檔范圍的確定實際上是對文件價值的初步判定，是檔案鑒定工作的關口。第二階段是對屬于歸檔范圍的文件材料，根據其在日后保存過程中可能產生的不同作用來確定檔案的保管期限。劃分檔案的保管期限是對文件價值的進一步判定，是決定檔案命運的關鍵所在。
<一>、鑒定的原則和標準
根據歸檔文件整理原則的要求，進入歸檔范圍的文件范圍的材料，必須在區分其保存期限的前題下，才能系統地進行整理。因此，正確地判定文件材料的價值，準確地劃分保管期限，這是保證歸檔文件整理質量的重要因素。
應歸檔的文件材料，都具有保存價值。文件的保存價值和檔案的保管期限成正比。保存價值越大，保管期限就越長；反之，保存價值小，保管期限就短。
<二>鑒定的原則
確定檔案的保存價值，要堅持辯證唯物主義和歷史唯物主義的觀點，正確分析和鑒別檔案內容的現實作用和歷史作用，根據本機關工作的需要和為國家積累歷史文化財富的需要，確定檔案的保存價值，準確地判斷檔案的保管期限。
<三>鑒定的標準
1、職能標準。職能標準是指按立檔單位所在系統的地位和重要程度來決定其檔案的價值。一般情況下，行政級別越高，其形成的檔案越重要。在確定檔案的保管期限時，對于不同行政級別的機關，檔案所占比例應有所不同，另一方面，機關檔案部門應盡可能保存反映本機關主要職能及基本歷史面貌的文件材料。
2、來源標準。來源標準是要體現檔案的形成者。一般地說，本機關形成的文件材料應當是保存的重點。在鑒定文件的價值時，重點要看本機關產生的，還是外機關產生的，而不能簡單地認為上級就比本級的重要。（上級針對本機關的文件，原則是要視為本機關的文件來對待，如干部任免的、離退休的，批轉本機關有關工作的文件，轉發本機關的文件等，那么一般普發性的文件，有查考作用的就歸檔保存，沒有查考作用的可以不歸檔。）
3、內容標準。內容標準是指強調內容的重要性和獨一性。在分析文件的內容時，主要看它的重要程度如何。（重要性：如文件反映的內容是比較的，系統的近一個時期的，本單位主要職能工作的保存價值就大，反映的是某一方面的，某一時期的，某一項工作的保存價值相對來說就不一樣，保存的時期就短一些，獨一性，文件反映的內容比較特殊，如地震災害的，洪水災害的。）
4、形式特點征標準。是指文件的文種（名稱）文本，外形特征等。1、文件的文種不同，作用不同，價值也就不同（舉例）2、文本是指文件的正本、定稿（底稿）修改稿、草稿等。由于作用不同，其保存價值也就不同。草稿，修改稿都是來定稿，都不具有法律效力，因此一般情況下都不必保存。只有個別情況下，有重要領導人直接修改和批示的則應當保存。（有的文件是秘書直接從微機上打印的，出一個清樣，交領導審閱后，認為可以，就打印分發，那么這份清樣就是底稿，歸檔時應該歸檔，但注意的是請領導簽字，只有這樣才能發揮法律效力。）3、外形特征也包括載體形式，一般指非正式的文件。對文件起輔助說明的作用。特別是一些重要的照片，錄音，錄像，領導人題詞以及獎杯，錦旗，證書等實物，都生動記錄了真實的歷史事件。是不可多得的檔案資料，應得到足夠重視。
