1、主辦方和受邀者雙方確認
公司表示，策劃年會活動并不是簡單地向受邀對象發送一個通知就結束，還要進行回執確認，以及向受邀者發送確認通知。邀請的過程應該有一個主辦方和受邀者雙方確認的過程。
2、考慮加入一些生動的元素
明確好年會策劃的議程之后，考慮是否可以加入一些生動的元素。要知道，即使是一個比較專業正式的年會，也是可以開展的活潑有趣一點的。
3、考慮邀請的對象是否適宜
在進行邀請的過程中，要考慮邀請的對象是否適宜，進行邀請時，要考慮邀請的方式，是通過網絡發送邀請函等文件，還是直接郵遞到對象地址，或者是直接送到受邀對象手中，都是不容忽視的細節問題。
4、簽到問題
當年會規模較小時，參會者簽到可以直接登記名錄。但是當年會規模比較大的時候，簽到問題就是一個不能忽視的細節問題了。簽到工作應該提前盡可能做到周全，包括關于酒店的分配、簽到表格、回執表格、年會安排等都應該一并提前告訴參會人員。同時要注意，這個時候應該安排年會協助人員來引導參會人員進行簽到，工作時間應該合理分配。
