所謂檔案質量管理就是單位領導檔案工作全體人員參加的，以科學方法為手段，充分發揮科學管理和專業技術的作用，建立一套貫穿于檔案形成全過程的質量保障體系，從而保證高質量的檔案。其核心是強調提案工作水平，以保證檔案的高質量。它具有以下幾個特點：
1、全體人員參加。檔案質量管理要求檔案形成過程中的所有人員，如各處（室）所的領導、文件起草人員、定稿人員、檔案員等等人員的密切配合，嚴格按照有關標準和要求共同完成公文處理和文件的歸檔及檔案管理工作。樹立“檔案質量，人人有責”的觀念。只有這樣，才能保證檔案盒的完整性、統一性，也才能保證電子文檔的及時傳輸和電子文檔的及時歸檔。
2、全過程控制。從公文的起草、審核、印制、傳遞、執行到檔案的收集、整理、歸檔、編研、開發利用的整個過程都實行質量管理。
3、科學的手段。采用數理統計方法、現代科學技術和現代管理科學來解決檔案的質量問題，不斷提案質量和檔案工作管理水平。
二、解決和改進檔案質量問題的步驟
檔案現狀不容樂觀。有的單位領導對檔案工作不夠重視，覺得檔案工作不能給單位帶來效益，只是花錢不爭錢；檔案管理人員沒有經過系統的專業知識的培訓；檔案管理的必備硬件如檔案室、檔案盒、微機、檔案管理軟件等都配備不齊全；室藏檔案數量不完整；平時不注意文件、資料的收集、整理；檔案制度不完善；有的單位甚至沒有自己的《檔案分類大綱》《檔案保管期限表》。
1、分析現狀，找出檔案存在的質量問題。首先要從公文擬撰開始，各部門、各個工作人員必須經常地、自覺地樹立檔案質量意識，查找問題。
2、分析產生檔案質量問題的主要原因。
3、找出影響檔案質量的各種因素。
4、針對影響檔案質量的主要因素，提出改進計劃，并制定解決問題的落實措施。
5、組織實施解決和改進檔案質量的措施或計劃。
6、同計劃和目標對照，檢查采取措施后收到的效果。
7、總結經驗，鞏固成績，把成功的經驗和失敗的教訓都吸收到相應的制度、規定中去，防止再次發生類似的問題。
8、對檢查中發現的問題，不管是遺留下來的還是新出現的，再從步開始，進行新一輪的改進，繼續加以解決。
三、檔案質量管理的要求
1、必須牢固樹立檔案質量意識。檔案質量的提高，與工作人員的質量意識有著密切關系。其中，領導的檔案質量意識最為關鍵，領導通知必須提高認識，轉變觀念，認清檔案管理的重要性，認清檔案數字化是大勢所趨，要高度重視本單位檔案網絡信息化、數字化建設，因此要求從事檔案工作的人員，特別是各級領導，要牢固樹立檔案質量意識，用較高的工作質量來促進檔案質量。
2、要不斷提案人員素質，加強管理，完善規章制度，建立內部人員的制約機制。良好的政治思想素質和業務素質是搞好各項工作的基礎。從事檔案工作的人員要有良好的政治思想素質。具體來說，就是要有強烈的事業心和高度的責任感，要有良好的服務意識，要有默默無聞、無私奉獻的檔案人精神。檔案工作又是一項業務性比較強的工作，檔案人員業務素質的高低，對檔案質量起著至關重要的作用。檔案工作人員要從搞好檔案工作、提案質量的角度來加強自身的業務學習。領導要給從事專兼職檔案工作的人員創造業務學習和培訓的機會，使他們的業務知識能更好地適應新時期檔案工作的要求。
3、要把實現檔案的價值作為檢驗檔案工作質量的標準。每個從事檔案工作的人員，要通過加強檔案的質量管理，更好地為生產、建設、教育、科研服務，促進各項工作的質量和效率的提高，從而實現檔案的真正價值。
4、要牢固樹立“下道工序是用戶”的思想。檔案是由多部門、多人共同完成的，不同部門、不同工作人員之間能否密切配合，上道“工序”能否給下道“工序”提供高質量的“半成品”，就成為提案質量的關鍵。如果每個上道“工序”都能把下道“工序”看作是自己的“用戶”，為下道“工序”提供質量保證，那么，檔案的質量就有了可靠的保證。
5、要以預防為主，防檢結合，重在提高。優良的檔案質量是“生產”出來的。根據這一基本道理，檔案質量管理要求把檔案管理的重點，從“事后把關”轉移到“事先預防”上來。從管結果轉變為管因素，做到防患于未然。
