、分析現狀，找出檔案盒存在的質量問題。首先要從公文擬撰開始，各部門、各個工作人員必須經常地、自覺地樹立檔案質量意識，查找問題。

第二、分析產生檔案盒質量問題的主要原因。

第三、找出影響檔案盒質量的各種因素。

第四、針對影響檔案盒質量的主要因素，提出改進計劃，并制定解決問題的落實措施。

第五、組織實施解決和改進檔案質量的措施或計劃。

第六、同計劃和目標對照，檢查采取措施后收到的效果。

第七、總結經驗，鞏固成績，把成功的經驗和失敗的教訓都吸收到相應的制度、規定中去，防止再次發生類似的問題。

第八、對檢查中發現的問題，不管是遺留下來的還是新出現的，再從步開始，進行新一輪的改進，繼續加以解決。