嚴(yán)格使用審批，留存使用痕跡 建立用印審批制度：任何使用合同章的行為，必須經(jīng)過規(guī)范的審批流程。例如： 由業(yè)務(wù)部門提交《用印申請單》，注明合同名稱、簽約方、用印頁數(shù)、用印原因等信息； 經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、法務(wù)部門（或合規(guī)部門）對合同內(nèi)容合規(guī)性審核后，報企業(yè)負(fù)責(zé)人（或授權(quán)人）審批； 審批通過后，保管人方可蓋章，嚴(yán)禁 “先蓋章后審批” 或 “無審批蓋章”。 全程記錄留痕： 用印時，保管人需核對合同內(nèi)容與審批單信息是否一致，確認(rèn)無誤后在指定位置蓋章； 建立《合同章使用登記臺賬》，詳細(xì)記錄每次用印的日期、合同名稱、簽約方、用印數(shù)量、審批人、經(jīng)辦人、保管人等信息，必要時留存合同復(fù)印件或掃描件存檔； 蓋章過程可通過監(jiān)控錄像記錄（如在保管地點(diǎn)安裝攝像頭），便于后續(xù)追溯。
銅質(zhì)：銅材質(zhì)地堅硬、密度高，刻制時能呈現(xiàn)字體和圖案的細(xì)節(jié)，線條清晰銳利，不易磨損變形。由于銅章質(zhì)感厚重，且經(jīng)過氧化后會形成獨(dú)特的色澤（如古銅色），視覺上辨識度強(qiáng)，同時銅章的金屬光澤也使其在蓋章時與紙張形成明顯反差，印記清晰易識別。
領(lǐng)取印章：刻章完成后，申請人憑相關(guān)證明到刻章單位領(lǐng)取法人章，同時刻章單位會將印章備案信息報送公安機(jī)關(guān)，并向申請人交付相關(guān)備案證明。
準(zhǔn)備材料：通常需要營業(yè)執(zhí)照副本原件及復(fù)印件、法人身份證原件及復(fù)印件。如果委托他人辦理，還需提供法人授權(quán)委托書及被委托人身份證原件及復(fù)印件。不同地區(qū)可能要求略有差異，如佛山地區(qū)還需要刻章申請書或委托書等。
