嚴格使用審批，留存使用痕跡 建立用印審批制度：任何使用合同章的行為，必須經過規范的審批流程。例如： 由業務部門提交《用印申請單》，注明合同名稱、簽約方、用印頁數、用印原因等信息； 經部門負責人審核、法務部門（或合規部門）對合同內容合規性審核后，報企業負責人（或授權人）審批； 審批通過后，保管人方可蓋章，嚴禁 “先蓋章后審批” 或 “無審批蓋章”。 全程記錄留痕： 用印時，保管人需核對合同內容與審批單信息是否一致，確認無誤后在指定位置蓋章； 建立《合同章使用登記臺賬》，詳細記錄每次用印的日期、合同名稱、簽約方、用印數量、審批人、經辦人、保管人等信息，必要時留存合同復印件或掃描件存檔； 蓋章過程可通過監控錄像記錄（如在保管地點安裝攝像頭），便于后續追溯。
提交申請與審核：向刻章單位提交準備好的材料，并填寫刻章申請表格，詳細說明合同章的相關信息，如樣式、尺寸等。刻章單位會對材料進行嚴格審核，確保申請人身份及申請事項合法合規。
領取印章：刻章完成后，申請人憑相關證明到刻章單位領取法人章，同時刻章單位會將印章備案信息報送公安機關，并向申請人交付相關備案證明。
選擇刻章機構：要前往公安機關指定的具有合法資質的刻章單位。可以通過當地公安部門官網等渠道了解刻章單位的資質及信譽。
