強(qiáng)化風(fēng)險防控，防范濫用與偽造 定期核查與盤點： 每月或每季度對合同章進(jìn)行盤點，確保實物與登記記錄一致，核對使用臺賬與實際合同是否匹配，發(fā)現(xiàn)異常及時排查； 若發(fā)現(xiàn)合同章遺失、被盜，需立即向公安機(jī)關(guān)報案，并發(fā)布聲明（如登報或通過企業(yè)官網(wǎng)公告），聲明該印章失效，避免他人冒用。 技術(shù)防偽措施： 選擇正規(guī)刻章機(jī)構(gòu)，使用帶有防偽編碼、防偽圖案（如隱形紋、微縮文字）或芯片的合同章，提高偽造難度； 部分地區(qū)支持印章備案查詢，可在公安機(jī)關(guān)官網(wǎng)或政務(wù)平臺查詢印章的備案信息，驗證真?zhèn)巍?禁止 “空白用印”：嚴(yán)禁在空白合同、空白紙張上加蓋合同章，避免被他人擅自填寫內(nèi)容后引發(fā)法律糾紛。
規(guī)范保管流程，限制接觸范圍 專人專管：指定責(zé)任心強(qiáng)、崗位穩(wěn)定的專人（如行政主管、法務(wù)專員等）負(fù)責(zé)合同章的日常保管，明確保管人的職責(zé)與責(zé)任，避免多人接觸或隨意交接。 物理防護(hù)：將合同章存放在帶鎖的保險柜或?qū)Ｓ贸閷现校€匙 / 密碼由保管人單獨持有，非工作時間嚴(yán)禁隨意放置。如需臨時交接，需通過書面登記（如《印章交接記錄表》）明確交接人、接收人、時間及用途，避免 “無記錄流轉(zhuǎn)”。 禁止帶出：原則上合同章不得帶出企業(yè)辦公場所，確因特殊情況（如異地簽約）需帶出的，需經(jīng)企業(yè)負(fù)責(zé)人書面審批，由兩人以上共同攜帶，并全程監(jiān)督使用，返回后立即歸還并登記使用情況。
提交申請與審核：向刻章單位提交準(zhǔn)備好的材料，并填寫刻章申請表格，詳細(xì)說明合同章的相關(guān)信息，如樣式、尺寸等。刻章單位會對材料進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保申請人身份及申請事項合法合規(guī)。
選擇刻章機(jī)構(gòu)：應(yīng)選擇當(dāng)?shù)毓矙C(jī)關(guān)指定的具有合法資質(zhì)的刻章單位。可以通過當(dāng)?shù)毓膊块T官網(wǎng)、政務(wù)服務(wù)網(wǎng)等渠道了解刻章單位的相關(guān)信息。
