檔案，作為社會活動中直接形成的有價值歷史記錄，是機關單位履行職能、開展業務活動的重要產物。這些記錄，經過收集與規范，方能轉化為真正意義上的檔案。那么，對于新手檔案員而言，如何有效地整理這些檔案呢？
作為機關、團體、企事業單位在行政管理事務活動中產生的檔案，涵蓋了命令、指示、決定、布告等各類通用文書。這些檔案不僅記錄了單位的重要活動和決策，更體現了文書檔案的獨特價值和研究意義。
在整理文書檔案時，分類和歸類是不可或缺的環節。分類主要依據年度、機構或問題、保管期限三個因素，形成不同的分類方案。而歸類則是在確定文件材料屬于歸檔范圍并判定保管期限后，將其放置到相應位置的過程。
數字化檔案來源包括兩個部分，一部分是隨著政府信息化的進程，網絡化辦公與無紙化辦公的出現，各機構生成大量的電子文件，電子文件歸檔后作為電子檔案存儲在檔案館。
另一部分就是館藏的紙質檔案、照片、膠片等傳統檔案利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描儀等技術手段轉化為數字化的信息。
數字化檔案的定義，目前不同的人有不同的認知。一部分人認為數字化檔案是電子文件歸檔后的產物。另一部分人認為數字化檔案是傳統檔案數字化后形成的數字化形式的檔案。還有一部分人認為前兩者都是。
