作為機關、團體、企事業單位在行政管理事務活動中產生的檔案,涵蓋了命令、指示、決定、布告等各類通用文書。這些檔案不僅記錄了單位的重要活動和決策,更體現了文書檔案的獨特價值和研究意義。
檔案數字化加工整理的流程大致包括以下幾個步驟:
1.檔案整理與分類:按照相關歸檔范圍和分類表,對檔案進行歸檔和分類,并根據文件材料形成的規律和聯系排列文件先后順序。
2.目錄著錄與掃描:根據整理需求,編制歸檔文件目錄,并使用掃描儀對紙質檔案進行掃描,將圖像信息轉換為數字信號。
3.圖像處理與數據質檢:對掃描后的圖像進行增強、去噪、糾偏等處理,確保圖像的清晰度和可讀性。同時,對錄入的數據信息進行詳細檢查,確保信息的準確性。
4.數據掛接與存儲:將處理后的圖像文件與目錄信息進行掛接,存儲在計算機信息庫中,并備份保存。同時,建立嚴格的權限管理體系,防止數據泄露和濫用。
檔案數字化是什么意思?
在我國,早給“檔案數字化”下定義的人,是李筱春。他給檔案數字化下的定義是:檔案數字化是指計算機數字化技術在檔案信息領域的應用。
檔案數字化包括兩個方面的內容能夠:一個是把傳統的檔案信息數字化;另一個是把數字化的檔案信息還原成傳統的檔案信息。
前者是將傳統的檔案信息輸入計算機,后者是將數字化的檔案信息由計算機輸出給用戶。
此后,也涌現了一批給檔案數字化下定義的人。這些對于檔案數字化的表述,大致可以概括為2點。檔案數字化與計算機技術相關。第二檔案數字化是將其它載體的檔案轉化為數字化信息。
在我國,早給“數字檔案”下定義的,是宋巖。他給數字檔案下的定義是:數字檔案是指用計算機等工具對歷史記錄進行數字編碼,并將所得數據記錄保留在盤、片等載體上的一種檔案。
從記錄方式來說,數字檔案是用計算機語言,將歷史記錄數據化的形式來記錄的。
從載體來說,它摒棄了人們常用的紙張等常用的載體,而用磁盤、光盤等載體。
對于數字檔案的定義,不同的人也有不同的認知。有人認為數字檔案是歸檔電子文件,也有人認為數字檔案是館藏檔案的數字化信息,還有人認為兩者都是。

