在整理文書檔案時，分類和歸類是不可或缺的環(huán)節(jié)。分類主要依據年度、機構或問題、保管期限三個因素，形成不同的分類方案。而歸類則是在確定文件材料屬于歸檔范圍并判定保管期限后，將其放置到相應位置的過程。
隨著人工智能、大數據、區(qū)塊鏈等新興技術的不斷發(fā)展，檔案數字化服務將向更高水平發(fā)展。未來，檔案數字化加工整理將不于紙質檔案。同時，數字化服務將逐步覆蓋更多的行業(yè)和領域，為社會各方面提供更加的檔案管理解決方案。
檔案數字化加工流程中的關鍵環(huán)節(jié)以及需要我們特別關注的事項。
1）在開展檔案數字化加工之前，首要任務是對檔案進行分類與整理以確保后續(xù)流程的順利進行，這如同構建房屋的地基，為整個流程奠定堅實基礎。
2）在檔案數字化加工過程中，必須依據檔案紙質的實際情況，謹慎選擇適當的掃描設備不恰當的選擇不僅可能損害檔案紙質原件，還會影響掃描質量。
3）建議選用正規(guī)的檔案數字化管理系統(tǒng)來進行數字化加工。這樣不僅保障了檔案掃描后圖像的加工質量，還能顯著提升后續(xù)檔案查詢與借閱的效率。
4）盡管在檔案數字化加工流程中已經獲取了電子版檔案，但同樣需要高度重視紙質原件的保護，以防范非法人員的侵入與不當行為。
檔案數字化是形成數字化檔案的過程，數字化檔案是檔案數字化的結果，沒有檔案數字化，就沒有數字化檔案。數字檔案才是保存起來的真正的檔案。
