7.1范圍：適用于生產部各個辦公區域。

7.2整理：

A.整理文件：每月對紙質文件、記錄表單和電子文檔作盤點，把其分為有效的和過期無效的，不要的全部銷毀，有效的統一記錄歸檔保管。

B.對區域的物品、設備、空間做盤點，并區分其“要”和“不要”； 分類如下：

?設備：電腦、打印機、文具、書籍等；

?空間：柜架、桌椅、儲物箱（柜）等；

?物品：個人用品、裝飾品；

?依據《必要品的使用頻率和常用程度基準表》決定物品的“要”與“不要” ；

必要品的使用頻率和常用程度基準表

常用程度

使用頻率

處理方法

低

過去一年都沒有使用過的物品，而且不能再用

丟棄中

在過去的6個月只使用過一次的物品

集中歸檔存放

一個月使用一次的物品

高

一周使用一次的物品

保存在辦公桌或隨身攜帶

每天都使用的物品

每小時都要使用的物品

?“不要”物品經部門主管判定后，集中報廢或拍賣。

7.3整頓

A.辦公區整頓：

?辦公桌：桌面除文件、電腦、口杯、電話、文具外，不允許放其他物品；

?常用辦公用品：筆、訂書機、涂改液、即時帖、便條紙、橡皮、計算器，可以集中放在辦公桌的一定區域內；

?電腦線、網線、電話線有序放置；

?人離開半小時以上應將桌面收拾干凈。

?抽屜：抽屜里盡量不放辦公用品。下層抽屜可以放A4的文件、資料；把這個空間充分利用起來，可以放下面這些東西：

----個人的東西；個人的參考資料（文件夾、辭典、手冊、商品目錄等）

----文件卷宗（各種信息、草擬的文件材料等）

----空白稿紙、不常使用的文具等

?垃圾簍：罩塑料袋，置寫字臺下；

?桌洞下不得堆積雜物。

?外衣手袋：請置掛于衣帽柜或儲物箱（柜）內，嚴禁隨意放在辦公桌椅上。

?飲水機：放指定地點，不得隨意移動；

B.文件、資料管理整頓：

?文檔管理依據《質量管理手冊》中相關要求執行；

?將文件按照待處理、處理中和已處理分類放置，此外還有機密類文件。根據應用情況應將分為每日必用、常用和不常用三種，經常不用的文件要盡快處置；

?硬盤里的電子文檔、資料分類必須條理清晰，電子文件需要、長期保存的，應形成紙質或用移動硬盤等雙套介質材料歸檔保存；

?儲存公用信息的光盤采取保護措施，使大家都自覺地小心使用。并且為了明確存儲在