1、搞清楚“想法”
會議有各種類型，不同的會議需要不同的環境，召開會議是要達到一定的目的和目標。因此個重要步驟是問清楚會議主辦方的想法、目的、預算方方面面的信息，通過收集這些信息將避免下一步的策劃構思偏離方向。
2、搞清楚“思路”
從秘書到公司總裁，每個人多多少少都可能會參與會議的籌劃，只不過有人是專職從事這項工作，有的是兼任此職，但無論參與者有多少，一定要確認一個有經驗的項目負責人，想清楚策劃的步驟、時間推進節點、人員的分工。如果思路不清晰，經驗不到位，往往從策劃的一開始，就會在眾多的意見、指導中迷失方向。
在你籌劃的思路理清后，你向上司、會議主辦人或會議主席描述一下會議的目的和要求達到的結果，如果你們的意見相符，你就可以做下一步的籌劃了。
3、會議地址的選擇
會場的選擇，直接關系到會議的風格、形式、規模、預算和檔次，這也是隨后進一步策劃方案的基礎，選擇一個能讓會議組織者和與會者都能滿意的會議場所非常重要。
