大型會議活動策劃方案中需要包括詳細的分工以及需要完成的時間，具體注意事項如下：
1、會議活動策劃方案應講求實效、突出特色的原則；
2、活動要提前籌備和確定；
3、會務準備是列出屋子清單，同事派專人落實和保管，避免遺忘或者遺失；
責任性
這是會務服務比較突出的一個特點。作為一個會議的組織者，不論你是項目經理還是項目組成員，都必須具有很強的責任心。因為有時候也許就是因為我們一點點的差錯，就會給會議帶來很大的麻煩甚至損失。
會議活動策劃主要包括航班預定、會議議程安排、會場布置、會務服務宴會的組織和娛樂活動、安排會議室,安裝會議所需的音頻視頻設備和組織體育活動等。
桌椅、（現代會議室用桌面智能終端取代傳統）、茶水
桌椅是基本的設備，可以根據會議的需要擺成圓桌型或報告型，如果參加會議的人數較多，一般應采用報告型，不需要準備座位牌，如果參加會議的人比較少，一般采用圓桌型，并且要制作座位牌，即，讓與會人員方便就座。但是為了提高會議的檔次及滿足現代會議的需要，一般采用能重復使用的桌面智能終端，推進無紙化的進程，真正體現綠色會議，智能會議的需要。
會議上的茶水飲料準備礦泉水，因為每個人的口味不一樣，有的人喜歡喝茶，有的人喜歡喝飲料，還有的人喜歡喝咖啡，所以如果沒有特別的要求，礦泉水是能讓每個人都接受的選擇。
