活動策劃如何確定主題

1、根據特殊時間節點確定活動主題

借用時間節點做活動是最常見的理由，往往可以形成周期性的活動,如法定節假日、紀念日、周年等。適用活動類型:公司年會,品牌周年紀念活動,學術年會,行業年會,五一等活動。

特點:活動周期具有規律性,容易給客戶留下印象。但是,公共節假日活動過于泛濫,倘若不能別出新意鶴立雞群,那就難免沉于流俗了。

2、 根據產品或企業動態確定活動主題

利用產品、企業新動態做活動，可以不受時間、季節的影響，靈活運用可以達到很好的品牌宣傳效果。適用活動類型:新聞發布會、新產品發布會、經銷會等。

特點:需要策劃人員對產品、企業有深入的理解,能夠抓住客戶的興趣點引導、組織。

3、根據熱門事件/熱點確定活動主題

熱點所在,眼球所向,都是的活動噱頭。社會熱點、科技熱點、娛樂熱點以及各個行業的熱點概念,都可以轉化為活動所用,也就是“借勢”。適用活動類型:主要用于專業性質的會議活動,如醫藥行業的“互聯網+醫療"活動。

特點:有所為有所不為,追熱點需要掌握尺度,有一些熱點帶來的效果可能會適得其反。

4、通過聯合舉辦確定活動主題

這種一般會與前三種相結合,但僅有自身的獨特性。利用多個足夠影響力的主、承辦方或聯合主辦方,強強聯合,擴大活動的影響力,建立在合作關系的基礎之上。適用活動類型:多用于同- -行業不同細分領域的主辦方，且活動規模一般較大。

特點:多方共同參與必然使溝通成本上升,容易暴露出更多的問題，因此務必雙方合作無間,協力完成。

會議服務需要做好哪些工作

１、及時對接督查

監督檢查是保證會議工作順利進行的重要組成部分。在會議的初步組織和籌備中，我們將根據工作情況適時召開工作組會議和交換會議。控制工作任務和工作流程，執行每個小組的工作進度。協調解決工作中的困難和問題。在長時間的大型會議活動中，我們每天召開工作組會議，及時與工作情況溝通，對第二天的工作進行抽查，檢查遺漏和補充，確保沒有遺漏；

２、搞好跟蹤服務

在會議服務的工作中，我們把會后跟蹤服務作為整個會議服務工作的主要內容之一，組織成工作過程，明確職責分工。在會議工作中，在實施領導人和嘉賓名單時，我們力求明確會議期間每位領導人和嘉賓的活動安排，并事先詢問與會者是否需要預訂機票和門票，提供車輛，更新房間，以及其他相關服務。需要后續服務來安排專門的跟蹤服務，以確保會議服務不會變得不切實際；

３、繪制工作流程

會議服務水平體現在細節上，為了保證會議組織的服務標準清晰、易操作，我們對會議工作任務進行了詳細的分解、量化和細化。繪制整個會議的工作流程和詳細的工作。明確各項工作任務和目標的任務要求、完成時間、承建商。工作規則和程序分發給工作組和工作人員。各工作組和會議人員根據整個工作流程、工作流程圖。

４、加強會前查驗

會議前檢查是確保會議組織不出錯的重要步驟，會議前檢查主要包括會議現場檢查和相關工作對接。為現場檢查，我們打印了服務檢查的時間表。檢查內容分為領導審核、座位安排核實、資料備份、新聞報道安排等２２個項目，每個項目都要正確核對，然后由負責人簽字，以確保組織中沒有錯誤。會議和服務。工作聯系的核實主要是在主題會議后核實相關活動和服務的執行情況。會議結束后，如果有一次參觀活動的會議，核實車輛調度和車輛維修人員的情況；會后，將召開團體照片任務會議，現場施工、座位安排和安排；

５、制定詳細方案

科學細致的工作計劃是做好會議工作的基礎，每次接到會議任務，都要根據會議的主題和時間表認真研究會議工作，制定會議工作計劃。并根據會議規格、人員數量、日程安排，設立相應的工作組，明確各組的職責劃分。

影響會議服務質量的因素

１、會議臺、椅、臺布、杯具

會議臺、椅是否堅固、舒適，臺布是否整潔無破損、杯具是否潔凈無缺口等都會在一定程度上影響會議服務質量；

２、服務技能與技巧

服務員對音響等設備的操作技能以及在會議過程中的服務技能與技巧，是最能直接體現服務質量的因素之一；

３、會議室內部結構及裝修風格

能在某種程度上提升會議的檔，滿足的心理上的要求。如明的客戶對會議室的高度、燈具或地毯顏色等都會有特殊的要求；

４、音響及視聽設備

現在各酒店的會議室基本都配備了有線、無線麥克風、電腦、投影儀等設備，但這些設的質量在很大程度上決定著會議服務質量，試想如果在會議進行中，麥克風發生嘯叫或投影儀投不出圖像，這次會議的效果可想 而知。

５、衛生

包括會場內及會場周邊的環境衛生、服務人員的個人衛生等。當大家從整潔的會場外步入整潔的會場內，見到的是身著干凈的工服、梳磁卡整齊的頭發、面還微笑的服務員時，定會留下良好的印象；

大型會議活動策劃的環節

１、策劃

我們提供會展企劃代理，告訴我們你的想法或者點子，我們為你提供可行性方案、會議回執，我們過去的成功經驗，都將成為您成功舉辦會議的基礎。

２、咨詢

在此階段，我們將與委托方進行初步溝通，并就委托方的一些關心點提出預案供選擇、推薦合適的會議型酒店、餐飲場所及與預算相適應的菜譜、會議交通流程、接待流程等。

３、考察

在雙方進一步取得互信后，我們會安排您或者您的代表到目的地考察我們為您提供的酒店、會議場地、環境、交通車輛及所需的設備細節等等，并在此階段就服務項目、服務流程、推進計劃、服務價格等內容進行深入探討，大致明確雙方的責任與義務。

４、確定

這個時間需要的是耐心與細致－－我們得一一推敲設想得流程及預案，盡可能把方案細化，然后以書面的形式確認雙方的權利、義務與責任，并簽署相關服務協議。

５、執行

嚴格而又人性化地執行協議，將是雙方合作精神的高度升華。不管設想如何完美，任何計劃都是存在紕漏的，需要合作雙方本著合作的理念，拋開暫時的不合，以會展的圓滿結局為一致奮斗目標。在此期間，雙方需要口頭或書面承諾原來協議以外的服務視為協議的延伸，并臨時決定雙方簽字負責人，所有臨時往來允許采取事前商議、事后結算的方式執行。

６、結算

雙方財務人員認真核對各類單據，嚴格按照協議執行核算。