縱觀國際國內較成熟的無紙化會議系統，從系統外觀來看，好似小型一體化電腦，集視頻顯示、計算機技術、智能觸控、通訊技術、軟件技術、書寫技術等多種功能于一身，能夠完成從資料查閱、文件批注到講稿導讀、會議記錄、會議室型號觸控切換等系列工作，無需分發大量的紙質文件，使與會者真正告別了紙質材料。
我國在多次會議上強調，要以高度負責態度應對氣候變化，加快經濟發展方式轉變和經濟結構調整，抓緊研發和推廣低碳技術，深入開展節能減排全民行動，努力實現“十一五”節能減排目標，踐行相關國家承諾。
在兩會期間，全國政協辦公廳新聞局負責人表示，本屆全國政協會議將大幅減少會議簡報、大會發言報告等紙質印刷品，主要通過委員辦公系統平臺及官方網站發布，僅此一項，可節省會議支出約200萬元。
造紙用紙必要砍樹，在現代科技高速發展的背景下更多實現“無紙化”會議系統，不光是在厲行節約、提高會議效率，更是“生態綠肺”的福音。
無紙化會議是一種全新的會議模式，它將多種信息化技術融入會議的各環節、貫穿會議全過程，為辦會和參會人員提供極為實用的工作平臺。
傳統會議模式面臨以下幾個方面的挑戰：
辦會效率低：為舉辦一次會議，會務人員不得不進行大量前期準備和協調工作。如：協調會議室使用、制作參會人員桌牌、收集和準備會議資料、印刷會議資料、制作選票、統計選票、統計到會情況、收集過程文檔、防止敏感會議資料丟失等。上述工作一個人難以完成，需要多人投入大量的精力，但可能由于疏忽，造成會議的組織不圓滿。
參會人員累：由于采用紙質的會議資料，參會人員需要大量的精力才能定位到自己關心的章節或內容，有時還可能出現遺漏；由于缺乏豐富的多媒體和圖文表現形式，會議過程枯燥，尤其對于較復雜的議題參會人員難以迅速理解和把握其核心思想；多人匯報時，為了使用投影儀，頻繁換座位，導致會場局面混亂。
應變能力差：會議時參會人員發生變化，將無法提供相應的紙質桌牌；如果會議資料在會前幾分鐘或會議中才收集準備完畢，將不可能進行大量印刷，影響會議質量；
表現形式單一：會議內容以紙質資料為主，缺乏必要的多媒體或音視頻表現形式，使得會議過程枯燥，影響會議的預期目標。宣傳、教育或學習類型的會議，如能配合一定的紀錄片、原理演示動畫等，將起到事半功倍的效果。
設備操作復雜：某些會議室引入了一些硬件設備，以提升會議品質，如：投影儀、音響系統、影碟機。但由于各設備的接口和連線復雜，辦會人員難以完全掌握，或者出現問題后難以解決。
資源浪費嚴重：傳統會議需要大量的紙張開銷，而絕大部分的紙質會議資料，會后就沒有任何用處，造成了巨大的資源浪費。目前，我國乃至全球，各種資源越來越匱乏，節約資源、保護環境，已經成為當前的迫切任務。
保密隱患：會議內容涉及到國家秘密或商業秘密時，對會議資料的控制非常重要。傳統會議采用紙質會議資料，很容易發生丟失現象，難以保證會議資料的。
傳統意義上的智能會議室，包括投影機、視頻/電話會議終端、電子白板等眾多設備，通過中控系統將各個相互獨立的系統連接起來，但其操作性依然顯得不夠友好。在傳統會議室里，人們群體溝通的需求沒有被很好地滿足。而且隨著全球一體化進程的加劇，人們對于在會議室里的溝通、協作以及提升效率的要求變得非常迫切。國家政策大力推進無紙化會議進程，聯合國實現無紙化會議，國家兩會大力報道無紙化會議的實用性，、節能、環保的總體大環境要求，無紙化會議系統勢在必行。
此次改造主要為內部現場功能改造。具體功能模塊需求如下：
桌面終端硬件要求：
1.配置要求：一體式設計。采用4核處理器。在圖像處理方面則采用了研發的GPU，真正實現1080P硬解碼能力；系統內存：4GB DDR3存儲容量：擴展內存支持64GB Flash 閃盤 ；
2.顯示：內屏:多點電容觸控屏，分辨率：1920×1080；含一體化升降器,可編程統一升降或是單獨升降,可調整顯示角度,記憶顯示角度，傳動采用雙電機軟傳動真正做到無噪聲；
3.書寫技術：采用國際先進的多點電容手寫技術，實現批注、簽名。
4.觸控：雙觸控技術，同時支持多點電容觸控，支持鼠標鍵盤操作。
5.網絡：支持有線網絡組網，
6.終端機支持USB接插，可直接查閱U盤內文件；
桌面終端功能要求
1.發起實時表決:會議秘書可會中發起實時表決(倒計時)，并即時統計表決結果，支持以條狀圖或餅狀圖的形式查看表決結果.
2.管理同屏/投影申請：參會人發起同屏/投影申請，秘書可強制某個參會人發起同屏/投影.
3.表決結果查看：服務器中以條狀圖或餅狀圖的形式查看表決結果,(秘書端發起實時投票表決，其他所有終端自動進入打分界面，結束后服務器對結果進行打印)
4.電子桌牌統一管理：秘書可統一一鍵管理終端背面電子桌牌信息顯示方式，背景圖，字體顏色、大小、樣式.而不用在服務器端操作，當會議開始前參會人員發生變化方便在會場現場實時修改參會人員姓名資料。
5.座位編排與席位綁定：秘書可更換會場座位布局圖，并支持拖放隨意編排位置，同時也可為終端分配座位號.并把會場布置結果推送到桌面。
6.會議終端集中控制：秘書可集中控制每臺終端開關機、打開、關閉程序，開機、重啟或關機，以及更新升級文件。
7.集成錄播系統控制：秘書可控制錄播系統模式切換并同步至終端，控制錄制播主機的所有功能。在無紙化終端上輕松對會議資料和會場攝像進行錄播存儲和歷史會議資料進行回放。
8.皮膚切換:一鍵切換程序的界面背景、logo等信息.方便與會議主題相配合，比如會議參會單位主體不同時單位圖標和企業UI視覺可導入更換。
9.語言切換：支持一鍵切換系統語言，如中文簡體、繁體字、英文、法文等. 10.浮動視頻窗口模：支持將直播視頻窗口（根據終端硬件配置可支持1-4路）從原有窗口上拖拽出來如（華為、中興、科達、寶利通任何品牌視頻會議終端）遠程視頻會議圖像、本地會議攝像機圖像，任意拖動、放大、縮小、全屏，并可再次扔到原始窗口內.可與云攝像頭聯機將遠端視頻會議圖像接入會場。也可外接電腦或筆記本HDMI信號到無紙化終端屏幕浮動視頻窗口模塊(視頻文件)
11.快速訪問控制：可以快速的進入會議交流模塊、會議材料、未讀消息提示、等其他自定義功能.
12.風格切換：把客戶端界面切換成window8以上版本的風格,讓使用者更加清晰操作每一個功能
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