會展策劃的要點
在多年的經(jīng)驗總結(jié)中，我們發(fā)現(xiàn)會展策劃的因素是很復雜的，影響到會展策劃的因素也有許多，所以要想實現(xiàn)一場圓滿的展會活動，需要考慮到很多的方面。今天我們就給大家做個簡單的分享與總結(jié)：
1.設計主題，如果你想要去接觸某個特定的團體，就需要為你的展覽會設計出一個主題，這個主題需要明確表達出對那個團體的意圖。
2.估量目標，獲取一定數(shù)量的帶頭人，簽訂一定金額的銷售合同，向外界輸送有關(guān)新產(chǎn)品或者服務報道，展會策劃用新的產(chǎn)品來測試市場，聯(lián)系和接洽一些特定的且也，增加直接郵購的對象。
3.制定預算，展臺空間，設計搭建，廣告贈品，運輸費用，試聽器材，電力開支，附屬材料，電話服務，人員報酬等。
4.媒體效益，對于一場展會來說，的助力主要來自于新聞媒體，將企業(yè)的咨詢，產(chǎn)品詳細介紹在媒體上報道出來，便能獲得很好的宣傳效果，展會無疑也就成功的了一半。
關(guān)于會展前期策劃要注意的細節(jié)：
①信息發(fā)布，從媒體上分有印刷品、電子郵件、印刷媒介公告、電子媒介公告等幾種形式。通常的信息發(fā)布包括主題、時間、地點、主要議程及安排、費用及標準等等，有些還附送會議(展)企劃書，可以讓參與者了解參加的意義及對會展的期望。
②回執(zhí)，對于主辦者來說，回執(zhí)是對會展企劃活動成功與否的判定標志之一。回執(zhí)收到后，通常需要統(tǒng)計和確認回執(zhí)有效，接下來需要做的就是資源分配，主要是展位與酒店住宿的安排，回執(zhí)確認即確認通知可以在這一切完成后發(fā)出。
③回執(zhí)可以有多種形式，傳真、信函、電子郵件、網(wǎng)絡或者電話均可。回執(zhí)需要注意的是，如果會展課題允許，應該考慮到參與者的特殊要求，譬如家屬、隨行人員、交通代理、飲食習慣、住宿要求等，如果回執(zhí)清楚，那么對會展的有序安排會起到很大幫助。確認通知。
組織工作是資源整合。組織一個會展活動，要有策劃人員、招商人員、設計人員、管理人員、搭建人員、安保服務人員等，單靠某一個人或者某一類人不能完成這項工作，只有多個工種的多個人員密切配合，相互支持，才能完成一個系統(tǒng)工程。你認為設計工作不重要，可是沒有這類人員，就很難科學規(guī)劃展位，或者完成展位設計；你認為策劃工作不重要，可是沒有這類人員，就難以很好地搭配展會中的相關(guān)活動，充分烘托展會的良好氛圍；你認為安保工作不重要，可是沒有這類人員，一旦展會上發(fā)生盜竊、火災、打架等事件，自己很難處理……總之，組織工作的資源整合主要在于整合“人”和“工種”，讓每個人各歸其位、各盡其才，讓每個工種各顯所能、各司其職。
開放式展臺分為全開放式展臺設計和半開放式展臺，開放式的設計減少了參觀者與企業(yè)、產(chǎn)品交流的心理障礙，大大增強了客戶的產(chǎn)品體驗，因此近年來，更多的企業(yè)選擇這類展臺。但缺點是對展位面積的要求較高，同時，由于展示區(qū)沒有墻壁過濾會場的各類噪音，現(xiàn)場容易混亂，對參展工作人員的職業(yè)素養(yǎng)要求更高，更需要搭建專門的洽談區(qū)，與意向客戶深入洽談。
