數字化會議系統一般由中央控制設備、發言設備、資料分配顯示設備和應用軟件組成。

中央控制設備（會議主機）

中央控制設備（Center Control Unit）是會議系統的核心。它可以獨立操作，實現自動會議控制，也可以由工作人員通過電腦控制，實現更復雜的管理。

（1）全自動的會議管理不需要工作人員操作，能自動管理會議的進程。功能包括：話筒管理，會議討論，電子表決，控制多個高品質的數字音頻通道、數據通道和通訊通道。這些功能可以保證在無人監管的條件下對會議進行有效的控制；

（2）工作人員通過電腦控制的會議管理，不但具備全自動的會議管理的所有功能，而且可以由工作人員通過電腦實施控制。功能包括：先進的會議討論和話筒管理。

發言設備

固定發言席包括主席機和代表機。話筒有很強的方向性，因此即使在很嘈雜的環境也有很好的表現。話筒有一個紅色的指示環，當打開話筒時指示環亮起來。為了防止聲反嘯叫，當打開話筒后，揚聲器停止發聲。