檔案實體管理分收集、整理、鑒定、保管、統計等工作環節.

檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動。包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統計、檔案編輯和研究(見檔案文獻編纂)、檔案提供利用。這 8項工作的劃分只是相對穩定而不是的，也有分為 6個環節的，也有分為基礎工作和利用工作兩大部分的。由于現代檔案管理工作已成為復雜的系統，故也有按多層次進行劃分的方法。其層次分檔案實體管理和檔案信息開發兩個子系統，各子系統又下分若干層次小系統。