檔案”一詞的最早解釋。其文字記載是約成書于康熙四十六年（1707年）的楊賓的《柳邊紀略》。該書說：“邊外文字，多書于木，往來傳遞者曰牌子，以削木片若牌故也；存儲年久者曰檔案，曰檔子，以積累多貫皮條掛壁若檔故也。然今文字之書于紙者，亦呼為牌子、檔子矣。”這是迄今所見最早對“檔案”一詞的說明。語義學意義上的“檔案”一詞。應當說，“檔案盒”一詞具有形象的和內在的意義。“檔”，《康熙字典》解釋為“橫木框檔”，即木架框格的意思；“案”，《說文解字》解釋為“幾屬”，即小桌一類的東西。由此引伸，又把處理一樁事件的有關文件叫做一案，并通稱收存的官方文件為“案”、“卷案”、“案卷”。“檔”字和“案”字連用，就是存入檔架收貯起來的案卷，而把放置檔案的架子稱作檔架，把一格稱為一檔。這些叫法有的一直沿用下來，但是其含義已經得到了深化和發展。

它是記錄一個人的主要經歷、政治面貌、品德作風等個人情況的文件材料，起著憑證、依據和參考的作用，在個人轉正定級、職稱申報、辦理養老保險以及開具考研等相關證明時，都需要使用檔案。