(一)歸檔范圍

歸檔范圍，是指辦理完畢的文件材料應當歸檔及不應當歸檔的范圍。哪些文件應該歸檔，哪些文件不應該歸檔，主要取決于文件本身的價值。一般而言，凡是反映本機關(guān)工作、生產(chǎn)活動，具有查考利用價值的文件材料均屬歸檔范圍。

按照國家檔案局1987年12月4日發(fā)布的《機關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》的規(guī)定，一個機關(guān)應該歸檔的文件材料，主要有四部分:

一是上級機關(guān)的文件材料，包括上級機關(guān)頒發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)務并要執(zhí)行的文件，以及普發(fā)的、非本機關(guān)主管業(yè)務但需貫徹執(zhí)行的法規(guī)性文件;上級召開的需要貫徹執(zhí)行的會議的主要文件材料;上級機關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)本機關(guān)的文件，本機關(guān)代上級機關(guān)草擬并被采用的文件的草稿和印本，以及上級機關(guān)、黨和、人民代表檢查本機關(guān)工作形成的各種重要文件材料(包括音像材料)等

二是本機關(guān)的文件材料，包括本機關(guān)召開的代表大會、工作會議、專業(yè)會議、機關(guān)黨組織及行政領(lǐng)導會議的文件材料;本機關(guān)頒發(fā)的各種正式文件;本機關(guān)及其內(nèi)部組織機構(gòu)形成的工作計劃、總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表、財務與會計文件、人事工作文件，以及反映業(yè)務活動和科學技術(shù)管理的專業(yè)文件材料;本機關(guān)的請示與卜級機關(guān)的批復文件，下級機關(guān)的請示與本機關(guān)的批復文件;本機關(guān)領(lǐng)導人公務活動形成的重要信件、電報、電話記錄，從外機關(guān)帶回的與本機關(guān)有關(guān)的重要文件材料;本機關(guān)的各種規(guī)章制度，以及反映本機關(guān)成立、合并、人員編制、歷史沿革、合同、協(xié)議、財產(chǎn)、物資、檔案等方面的文件、憑證、賬冊等材料;重要的人民來信、來訪材料以及其他認為需要歸檔的材料。

三是同級機關(guān)和非隸屬機關(guān)的文件材料，包括同級機關(guān)和非隸屬機關(guān)頒發(fā)的非本機關(guān)主管業(yè)務但需執(zhí)行的法規(guī)性文件，或與本機關(guān)聯(lián)系、協(xié)商工作的重要來往文件有關(guān)業(yè)務機關(guān)對本機關(guān)工作檢查形成的重要文件。

四是下級機關(guān)的文件材料，包括下級機關(guān)報送的重要工作計劃、報告、總結(jié)、典型材料、統(tǒng)計報表、財務預(決)算、科技文件材料以及備案性文件材料。